Accompagner un groupe de l’habitat social pour repenser tout son écosystème digital

Un groupe, plusieurs entités… et plusieurs façons d’exister en ligne

Polylogis intervient à travers plusieurs sociétés spécialisées dans le logement social, la promotion immobilière, l’aménagement ou encore l’administration de biens.

Parmi elles, LogiRep, LogiOuest, Trois Moulins Habitat et Scalis disposent historiquement de leur propre présence en ligne. Une organisation logique au regard de leurs implantations, de leurs métiers et de leur notoriété locale, mais qui avait progressivement complexifié l’écosystème digital du Groupe.

Pour les utilisateurs, la relation entre Polylogis et ses différentes entités n’était pas toujours évidente. Pour les équipes, la multiplication des espaces compliquait la contribution, la mise à jour et la cohérence des contenus.

La refonte devait donc permettre de faire davantage exister Polylogis en tant que Groupe, sans faire disparaître les spécificités de ses entités.

Faire se rencontrer les métiers avant de parler de sites

Avant de réfléchir à l’organisation des futurs sites, nous avons commencé par réunir celles et ceux qui connaissent le mieux Polylogis : les équipes du Groupe et de ses différentes sociétés.

Service client, directions commerciales, communication et marketing, ressources humaines, développement… plusieurs ateliers ont permis de croiser des métiers, des territoires et des façons de travailler parfois très différentes.

Au-delà du recueil des besoins, cette phase a créé un véritable espace d’échange. Des collaborateurs de filiales implantées dans différentes régions ont pu se rencontrer, confronter leurs pratiques, découvrir les contraintes des autres et constater qu’ils partageaient parfois les mêmes problématiques.

Ces temps de travail ont permis de faire émerger les attentes autour du futur site internet, mais aussi de mettre tout le monde autour de la table dès le début du projet.

C’est un aspect essentiel de ce type de démarche : faire participer les services permet de mieux comprendre la réalité du Groupe, mais aussi de créer une dynamique commune et de favoriser l’appropriation du projet par celles et ceux qui auront ensuite à faire vivre les sites.

Et ces ateliers ont aussi donné lieu à quelques bons moments de convivialité. Ce qui aide toujours un peu lorsqu’on commence à remettre à plat plusieurs années d’organisation numérique.

Trier, regrouper, organiser : faire émerger la bonne architecture

C’est ensuite au moment du travail sur les personae et l’arborescence que la structure des futurs sites a réellement émergé.

Nous avons d’abord identifié quatre grandes familles d’utilisateurs et leurs besoins. Puis nous avons mené avec les équipes un important travail de tri de cartes : quels contenus répondent aux besoins de quel public ? Lesquels peuvent être regroupés ? Comment les organiser selon une logique compréhensible pour l’utilisateur plutôt que selon l’organisation interne du Groupe ?

Ce travail a permis de faire apparaître deux grandes familles de contenus.

D’un côté, ceux liés au Groupe : comprendre Polylogis, ses activités, ses entités, ses engagements, ses actualités ou ses métiers.

De l’autre, des contenus beaucoup plus opérationnels : rechercher un logement, louer, acheter, accéder à des simulateurs, trouver des conseils ou utiliser des services liés à son parcours résidentiel.

C’est de ce travail qu’est née la séparation entre un site Groupe et un site marchand. Pas comme un principe posé au départ, mais comme la conséquence logique des besoins des utilisateurs et de l’organisation des contenus.

Les sites historiques de LogiRep, Scalis, LogiOuest et Trois Moulins Habitat n’avaient dès lors plus vocation à être reproduits à l’identique. Leurs contenus pouvaient rejoindre ce nouvel écosystème, tout en conservant des pages dédiées permettant à chaque entité de présenter son identité, ses spécificités territoriales et ses offres.

Pour vérifier que cette organisation fonctionnait concrètement, nous avons prolongé le travail jusqu’aux pages en réalisant plusieurs gabarits clés sous Figma : la page d’accueil du site Groupe, celle du site marchand et une page dédiée à une entité.

Ces gabarits ont permis de tester la répartition des contenus, de préciser ce qui devait apparaître sur chacun des sites et surtout de vérifier qu’une entité pouvait conserver une vraie visibilité sans avoir besoin de disposer de son propre site.

Au final, une logique beaucoup plus simple : deux sites définis par les besoins des utilisateurs plutôt que par l’organigramme de Polylogis.

Anticiper les contraintes techniques

Derrière ces deux sites, il fallait également composer avec un écosystème technique déjà bien installé : flux d’annonces provenant de plusieurs sociétés, outils métiers, CRM, simulateurs, formulaires, espaces externes, règles d’authentification ou encore contraintes d’hébergement.

Nous avons donc organisé plusieurs ateliers avec la DSI et l’équipe projet afin de comprendre les outils existants, leurs interactions et les connexions à prévoir avec les futurs sites. L’objectif était de cadrer suffisamment tôt les principales contraintes techniques pour qu’elles soient prises en compte dans la consultation.

Ce travail a notamment permis de distinguer ce qui devait être géré directement dans le futur CMS de ce qui continuerait à provenir des outils métiers, mais aussi de préciser les fonctionnalités réellement nécessaires au lancement.

Autrement dit, éviter de découvrir pendant la conception ou le développement qu’une fonctionnalité importante repose sur un flux, un outil ou une contrainte qui n’avait jamais été anticipé.

Du cadrage au cahier des charges et à l’appel d’offres

Une restitution générale a permis de partager l’ensemble du travail réalisé et de valider les grandes orientations avant de passer à la rédaction du cahier des charges.

Nous avons ensuite traduit ce cadrage dans un CCTP donnant aux agences candidates une vision précise du projet, de ses objectifs, de l’organisation retenue pour les deux sites et des principales attentes fonctionnelles, UX et techniques.

Mais notre accompagnement ne s’est pas arrêté à la rédaction.

Nous avons également travaillé avec Polylogis sur le choix de la procédure de consultation la plus adaptée. Le Groupe a notamment retenu le principe d’un appel à candidatures, afin d’effectuer une première sélection et de limiter ensuite le nombre de dossiers complets à analyser.

Un point loin d’être anecdotique lorsque les réponses attendues demandent un investissement important aux candidats comme aux équipes chargées de les étudier.

Nous avons accompagné Polylogis jusqu’au lancement de cette consultation. L’analyse des candidatures et le choix du prestataire ont ensuite été pris en charge directement par le service achats du Groupe. Dans ce contexte, une intervention supplémentaire de notre part sur cette phase aurait fait doublon avec les compétences déjà présentes en interne.