Piloter la conception d’un portail dédié à l’accompagnement des jeunes en insertion professionnelle

Quelle est le rôle d’une mission locale ?

Les missions locales (au nombre de 445 sur l’ensemble du territoire national) sont des organismes chargés, dans le cadre d’une mission de service public, d’aider les jeunes à résoudre l’ensemble des difficultés liées à leur insertion professionnelle et sociale. Elles assurent des fonctions d’accueil, d’information, d’orientation et d’accompagnement personnalisé.

La Mission Locale de Paris (association de droit privé comptant plus de 200 salariés) est la plus importante en France et présente bien des spécificités de par sa taille, sa place et son fonctionnement.

La MLP joue un rôle essentiel pour un grand nombre de jeunes accompagnés (plus de 20 000 par an) en leur permettant de trouver un interlocuteur sur qui s’appuyer afin de renouer socialement avec l’emploi. Cela passe par la réalisation de démarches administratives, la mise en place d’une formation ou bien la réponse à une annonce.

Découverte de l’accompagnement

Extrait du brief du cahier des charges pour la mission d’accompagnement :

« La spécificité du métier de la Mission Locale de Paris, de son environnement technique et politique rende la mission d’accompagnement centrale pour la réussite de ce projet d’envergure (qu’est la refonte du site internet). En effet, l’objectif est de permettre de rendre le jeune plus autonome dans l’ensemble des démarches qu’il peut accomplir dans le cadre de son parcours avec la Mission Locale de Paris. Et, pour arriver à cet objectif, il convient aussi de prendre en compte la façon dont le conseiller, en contact direct avec le jeune, travaille au quotidien avec l’outil informatique. »

Les Éclaireurs a commencé à travailler pour la Mission Locale de Paris en mars 2018 suite à la recommandation faite par une agence partenaire et à la sélection de notre candidature. C’est sans doute la première mission complète d’accompagnement à maîtrise d’œuvre que l’agence a réalisé. En 2018, l’agence réalisait principalement des sites internet ou des applications. Notre expertise dans l’accompagnement était moindre et nous découvrions alors ce que pouvait être l’AMOE.

Cependant, notre expertise dans la réalisation de nombreux sites WordPress a su convaincre l’équipe projet de la MLP qui souhaitait refondre son site internet (mais pas uniquement nous le verrons) en utilisant ce CMS.

Témoignage

Les missions d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage confiées à l'agence Les Éclaireurs ont été parfaitement exécutées ! La compréhension de nos besoins, la disponibilité, l’écoute, mais aussi la compétence et l’expertise technique nous ont permis de construire un projet ambitieux pour la ML de Paris et son public. La Mission Locale a donc souhaité poursuivre cette collaboration au-delà du choix du prestataire, et ce jusqu’au déploiement de son futur portail missionlocale.paris

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Anne M. –
Directrice en charge de l’Expertise, des Systèmes d’Information et de l’Observatoire

Appel d’offre pour un portail

Immersion

La première étape de notre mission a consisté à comprendre le métier de la Mission Locale de Paris et d’identifier au mieux quel était son public cible. Une phase importante d’immersion a donc eu lieu (une à deux réunions ou ateliers chaque semaine pendant deux mois ponctuées d’interviews filmées en situation) pour étudier chaque fonction (conseiller, référent emploi, directeur de site etc…) et comprendre les interactions entre tous les outils métiers utilisés au quotidien.

Au fur et à mesure des ateliers, il nous paraissait de plus en plus évident que la refonte du site s’avérerait plus complexe qu’initialement présentée. En effet, nous étions face à une volonté de réaliser un site qui puisse à la fois permettre aux jeunes de se renseigner, mais aussi d’être autonomes dans leur relation avec la MLP et dans le même temps d’offrir aux conseillers les outils d’un intranet pour accomplir leurs missions au quotidien.

C’est ainsi que le terme de portail s’est imposé naturellement pour dénommer cet outil hybride.

4 cibles très différentes

Outil hybride car il couvre plusieurs besoins et plusieurs fonctions et s’adresse à quatre cibles très différentes :

• le jeune cherchant à être accompagné
• le jeune accompagné par la Mission Locale de Paris
• le conseiller qui interagit au quotidien avec les jeunes qu’il accompagne
• le salarié de la MLP qui va chercher des informations et organiser son travail

Chaque cible va avoir besoin d’outils spécifiques (comme un planning des ateliers animés par la MLP, ou encore les offres de formation ou d’emploi, la possibilité de se préinscrire ou de contacter son conseiller, de consulter le CV d’un jeune etc…), ce qui peut grandement complexifier la navigation au sein du site.

Lors des différentes séances de travail, plusieurs scénarios se sont présentés, pour au final aboutir à des espaces dédiés une fois l’internaute connecté. Le site s’adaptera donc au profil de celui qui se connecte avec, pour le salarié, un espace proche d’un intranet.

Appel d’offres public

Après ce premier travail d’identification de l’ensemble des fonctionnalités, des cibles et du périmètre projet, il a fallu réaliser un cahier des clauses techniques particulières (ou cahier des charges, CCTP) car nous étions en présence d’un appel d’offres public.

Nous avons ainsi rédigé, avec l’aide d’un cabinet d’avocat spécialisé en droit public, l’ensemble de la procédure d’appel d’offres (acte d’engagement, CCAP, règlement de consultation…) et lancé ce dernier dans les meilleures conditions avec un CCTP très complet présentant l’ensemble du projet.

La procédure était très encadrée et le dépouillement des réponses a permis de sélectionner une agence en capacité d’exécuter le projet.

Développement et mise en ligne

L’ensemble de la phase de réalisation (conception, graphisme et développement) a été suivi par Les Éclaireurs. Nous avons pu intervenir sur les différentes étapes du projet pour aider à la validation des décisions techniques, informer l’équipe projet des choix à réaliser et apporter des solutions quand cela s’avérait nécessaire.

Le projet a duré presque un an, au cours duquel plusieurs changements ont été opérés, pour que le portail puisse correspondre aux besoins de la MLP. Des difficultés techniques sont apparues (notamment pour la connexion avec i-Milo : le logiciel métier utilisé par l’ensemble des missions locales), des ajustements de la stratégie ont été opérés et de nouvelles fonctionnalités ont vu le jour. Nous nous sommes notamment aperçus, au cours du projet, que le portail devait aller plus loin dans sa facilitation de la relation jeune/conseiller. Ainsi, le planning est devenu central pour l’organisation des ateliers, des rendez-vous avec les conseillers, les permanences pour les jeunes, le premier accueil…

La mise en ligne du portail a initié le début d’une relation sur le long terme avec la MLP pour Les Éclaireurs.

Accompagnement TMA du portail

La mise en ligne du portail ne fut que la première étape dans la stratégie de la Mission Locale de Paris de se construire un système d’informations performant et central.

Afin de pouvoir spécifier au mieux les besoins que pouvait avoir la MLP pour enrichir le portail de nouvelles fonctionnalités, Les Éclaireurs a été mandaté pour poursuivre sa mission en proposant un accompagnement lors de la maintenance du site internet (Tierce Maintenance Applicative).

La relation entre Les Éclaireurs et l’agence sélectionnée s’est basée sur un respect mutuel et une confiance dans l’expertise et le rôle de chacun (ce qui n’est jamais évident car certaines agences peuvent voir d’un mauvais œil l’ingérence d’un tiers). Les demandes de modifications du portail ont ainsi pu être réalisées sereinement et le portail évolue sans discontinuer depuis sa mise en ligne.

De nouvelles fonctionnalités (suite à des spécifications fonctionnelles détaillées) ont pu être développées, comme la connexion avec des systèmes tiers émanant des start-ups d’état comme Diagoriente ou Immersion facilitée. L’objectif est de faciliter le parcours du jeune et de mieux le visualiser. Le portail devient un outil rapide et efficace pour les jeunes (terme utilisés par ces derniers lors d’un atelier exploratoire réalisé avec eux).

Le portail joue aussi un rôle dans l’organisation interne de la MLP, en permettant notamment de gérer la réservation des salles (pour les ateliers, les réunions et autres situations) et des bureaux au sein de la structure. Dernièrement, un système a été développé pour organiser au mieux la rotation des bureaux au sein des sites de la MLP.

Ainsi, comme on peut le voir, le portail de la MLP est devenu central pour l’institution, aussi bien pour les jeunes accompagnés que pour les salariés. C’est une grande fierté pour nous d’avoir pu participer à cela.

Expertise sur les dossiers SI

Au fil des années, Les Éclaireurs a été consultée sur différents dossiers techniques et a pu aider à la mise en place de plusieurs appels d’offres. L’apport de l’agence Les Éclaireurs en gestion de projet a été important pour la MLP tout au long de ces années en permettant de disposer d’une ressource tierce.

La confiance que porte la MLP dans l’expertise de l’agence Les Éclaireurs a permis la réorganisation interne des systèmes d’informations à travers notamment un audit technique de son parc informatique et la préconisation d’un plan d’action en plusieurs étapes. L’audit a mis en exergue un parc vieillissant rendant sa maintenance difficile. De plus, le prestataire qui était en place avait réalisé plusieurs fautes dans sa gestion du parc, fragilisant ainsi l’organisation.

Un appel d’offres a ainsi été lancé pour reprendre la gestion du parc informatique de la MLP et la réorganisation de l’ensemble de son système (sauvegarde, gestion des mails, gestion des échanges de fichiers etc…). Toute cette réorganisation s’est faite sur plusieurs mois avec des points réguliers pour prioriser les actions à mener. En parallèle, un recrutement d’un responsable informatique a été décidé.

D’autres dossiers concernant les systèmes d’informations se sont présentés à la MLP qui a eu recours aux services de l’agence Les Éclaireurs pour l’accompagner dans l’ensemble de ses prises de décisions.

L’apport d’une AMOE ne fait plus de doute pour la MLP. Pour Les Éclaireurs, cette première découverte de l’accompagnement a été un des premiers déclencheurs d’une réflexion qui a conduit à un changement de stratégie en abandonnant le développement pour se concentrer sur le conseil.