Réussir sa transformation digitale avec l’AMO : d’un site web à un extranet optimisé pour les usages métier

Mission Locale et Bureau Métier de quoi s’agit-il ?

Les missions locales sont des organismes chargés Service Public Régional d’Orientation (SPRO) de l’accueil, de l’information, de l’orientation et de l’accompagnement des jeunes.

« Devant l’évolution importante des besoins d’accompagnement, la Mission Locale des Hautes­-Pyrénées a créé en 2012 le Bureau Métier, afin d’assurer l’ensemble des prestations demandées par la DGEFP, les ARML (Association régionale des missions locales) et les missions locales. Ce service est dédié aux missions d’accompagnement du système d’information des missions locales. »

Le rôle du Bureau Métier est d’intervenir en tant que support auprès des missions locales pour proposer des solutions et son expertise sur l’ensemble des questions concernant les systèmes d’information. Les missions locales dans toute la France utilisent un logiciel métier (I-Milo) dans leur relation avec les jeunes accompagnés. Ce logiciel est complexe et pour certains besoins le recours aux services du Bureau Métier permet d’intervenir et d’apporter une solution. Par exemple, nous avons avec la Mission Locale de Paris et l’aide du Bureau Métier, réalisé des exports complexes et automatisés de données depuis i-Milo vers le portail de la MLP.

Pourquoi un accompagnement ?

Le Bureau Métier propose son expertise sur les systèmes d’informations. On peut donc légitimement se demander pourquoi ce dernier a fait appel aux services fournis par Les Éclaireurs pour l’accompagner dans son projet de refonte de site Internet ?

Les raisons sont multiples :

• un manque de temps cruel car l’ensemble des membres du Bureau Métier sont déjà engagés sur des missions auprès des missions locales.
• la création d’un site internet fait appel à des compétences différentes de celles sollicitées au quotidien par les équipes métier. Ainsi, si ces dernières sont expertes pour plonger dans les entrailles d’i-Milo pour en ressortir des données le graphisme, l’ergonomie et le développement web sont plus obscurs pour elles.
• avoir l’assurance que le projet pourra se dérouler dans un laps de temps raisonnable et dans une ambiance agréable.

Ainsi pour le Bureau Métier, contacter Les Éclaireurs pour assurer une mission d’AMOE (en assurant la rédaction du CCTP et le lancement de l’appel d’offres) était assez évident du fait d’un respect mutuel dans les compétences de chacun.

Site internet ou extranet ?

La mission de départ était bien de réaliser la refonte du site du Bureau Métier. Néanmoins, au fur et à mesure des ateliers, nous nous sommes aperçus que le site avec son contenu accessible publiquement n’était pas l’élément prioritaire sur lequel nous devions porter notre attention. Ainsi, convaincre de nouveaux clients, présenter une image positive ou encore appuyer la communication du Bureau Métier ne faisaient pas partie des priorités de ce nouveau site.

La cible primaire est le référent informatique au sein des missions locales. Celui qui va solliciter le BMSIML au quotidien et qui a donc besoin de cette expertise supplémentaire et des outils mis à sa disposition. Le BMSIML a développé plusieurs outils (dont un grand nombre en lien avec i-Milo) afin de faciliter la vie des référents. Ces outils sont accessibles dans un espace sécurisé dédié. Et c’est ce dernier qui au final s’avère être prioritaire.

La réunion de lancement (avec la direction lors de la phase de l’analyse de l’existant) puis les ateliers personae et arborescence ont ainsi permis de clarifier les enjeux. Il est ainsi apparu que le site internet qui devait être réalisé avait en fait les problématiques d’un extranet : un contenu exclusif à destination d’une cible plus restreinte. Cette cible a des besoins spécifiques qui doivent pouvoir être comblés par des outils spécifiques, même si ces derniers nécessitent un cycle d’apprentissage ou de formation. Le travail réalisé lors du recueil des besoins a permis d’identifier avec précision les fonctionnalités attendues et a permis d’esquisser le futur espace connecté.

Appel d’offres, choix de l’agence et tests

La rédaction du cahier des charges pour la refonte du site a fait suite à l’ensemble des ateliers menés au préalable. Ainsi l’accompagnement technique a permis de déterminer le choix du CMS (WordPress), des connexions métiers (un SSO avec Microsoft) et préciser l’ensemble des points importants à respecter (notamment concernant l’hébergement et la reprise des contenus).

La publication de la consultation a été rapide et le choix d’une agence a pu aussi se faire dans un délai court. La refonte du site a donc pu s’enclencher suite à la consultation.

Les Éclaireurs a accompagné le BMSIML dans l’ensemble des phases du projet y compris lors du développement. Afin de pouvoir optimiser au mieux le site par rapport aux besoins des utilisateurs il a été décidé de réaliser plusieurs tests utilisateurs. Une première phase a eu lieu en utilisant le logiciel Maze sur les gabarits interactifs de la partie connectée. Puis après la phase de développement une seconde phase de test a permis de corriger certains éléments sur l‘extranet en préproduction.

Ce dernier test utilisateur a donné l’opportunité aux équipes de développement de pouvoir corriger quelques problèmes concernant la connexion SSO, de modifier certains termes non compris à la première lecture et de rendre l’ensemble de l’interface plus adaptée. Ces tests ont donné aussi l’occasion à l’équipe projet de percevoir que cet extranet serait un plus important dans leur relation avec leurs utilisateurs.

L’accueil a été plus que positif et c’est appréciable de voir que le travail réalisé est directement utile aux personnes travaillant au sein des missions locales.