Accompagnement AMO pour la refonte du site web d’une grande école internationale

Cap sur Toulouse : accompagner la refonte digitale d’une école d’excellence 

La Toulouse School of Economics (TSE) est une grande école de renommée internationale, spécialisée en sciences économiques et rattachée à l’Université Toulouse 1 Capitole. Fondée sous l’impulsion de Jean Tirole, prix Nobel d’économie 2014, elle s’est imposée comme une référence mondiale en recherche et en formation économique. 

TSE est classée dans le top 25 mondial du classement de Shanghai en économie et finance, confirmant son excellence académique et son rayonnement international. Depuis le 1er janvier 2023, elle a obtenu le statut de grand établissement, renforçant ainsi son autonomie, notamment sur la gestion de ses formations. 

Ce changement de statut et cette ambition croissante nécessitent un site web à la hauteur de son prestige, capable de valoriser à la fois son offre de formation, son expertise en recherche et ses relations avec les entreprises et institutions partenaires. 

AMOE : cadrer la refonte et préparer sa réalisation

À l’écoute des services : repenser le site pour répondre aux enjeux de TSE 

Dans le cadre de la refonte du site de la Toulouse School of Economics (TSE), une phase de recueil des besoins a été menée auprès des différents services, chacun jouant un rôle clé dans le fonctionnement et la communication de l’établissement. Cette démarche a permis d’identifier les attentes spécifiques de chaque entité et les défis que représente l’actuel site dans leur activité quotidienne. 

• Parmi les services consultés, la gouvernance a mis en avant des enjeux liés à la structuration de l’information et à la visibilité des instances décisionnelles, notamment pour clarifier l’articulation entre l’école et la fondation TSE.  
• Le pôle Enseignement, regroupant la direction de l’école, la scolarité, les admissions et les relations internationales, a souligné la nécessité d’un site plus fluide pour guider les étudiants, candidats et employeurs à travers les différentes formations et procédures administratives.  
• De son côté, le pôle Recherche, intégrant les laboratoires et les services d’appui aux chercheurs, a exprimé un besoin de mise en avant des activités scientifiques et d’un accès simplifié aux publications et événements. 
• Le pôle Partage, qui regroupe les services de communication, de fundraising, d’engagement communautaire et les partenariats, a mis en évidence les difficultés à capter et fidéliser les différents publics, notamment via un manque de clarté dans les parcours utilisateurs et une présence digitale insuffisamment optimisée pour le référencement et l’engagement.  
• Enfin, l’IAST (Institute for Advanced Study in Toulouse), entité interdisciplinaire intégrée à TSE, a soulevé la nécessité de préserver une identité propre tout en assurant une cohérence avec le site global. 

Ces différents retours ont mis en exergue plusieurs défis majeurs : un manque de lisibilité et de hiérarchisation des informations, une difficulté à naviguer entre les différentes entités de TSE et un besoin accru d’interactivité et de modularité pour mieux répondre aux attentes variées des publics internes et externes. Cette phase de recueil a ainsi posé les bases d’une refonte visant à offrir un site plus intuitif, structuré et en adéquation avec la diversité des missions et des services de TSE. 

Ateliers techniques : une concertation essentielle pour anticiper et réussir la refonte 

Afin de garantir une refonte alignée avec les impératifs technologiques et les usages de TSE, nous avons mené une analyse technique approfondie, en nous appuyant sur une démarche collaborative impliquant tous les acteurs clés du projet. Nous avons organisé plusieurs ateliers techniques, réunissant la DSI de TSE, les prestataires historiques (hébergement, maintenance, développement), ainsi que les éditeurs des solutions tierces en interaction avec le site (moissonneur, gestion des publications, outils pédagogiques, ePrint, Ksup). 

En interrogeant les équipes techniques et les prestataires, nous avons pu anticiper les problématiques critiques liées à l’hébergement, aux performances, à l’interopérabilité avec les outils internes (notamment l’annuaire LDAP et le système de gestion des formations), et à la refonte du module de moissonnage des publications. 

L’objectif de cette démarche était double : garantir une continuité fonctionnelle sur les briques essentielles du site (notamment la gestion des publications et la recherche avancée) tout en offrant aux futurs prestataires un cahier des charges clair et structurant, leur permettant de qualifier précisément leur réponse.  

En tant qu’AMO, nous avons orchestré un dialogue constructif entre tous les interlocuteurs techniques, en veillant à ce que chaque contrainte ou opportunité identifiée soit intégrée dans la conception du projet.  

Refonte de l’arborescence : une structuration pensée pour l’expérience utilisateur 

L’un des enjeux de la refonte du site de la Toulouse School of Economics (TSE) était de réorganiser l’arborescence pour rendre l’accès à l’information plus fluide et intuitif. Pour y parvenir, nous avons mené un travail méthodique et structuré, combinant analyse UX, étude des personae, benchmark des sites concurrents et ateliers dédiés. Cette approche a permis de comprendre les besoins des utilisateurs, d’identifier les bonnes pratiques et de poser les bases d’une navigation optimisée. 

Dans un premier temps, un atelier de tri de cartes a été mené avec l’équipe projet, afin de repenser l’organisation des contenus et d’optimiser leur hiérarchisation. L’un des objectifs principaux était de réduire la surcharge d’informations, en structurant le site autour de grandes rubriques mieux définies, avec un nombre d’entrées équilibré et des niveaux de lecture progressifs. 

À partir de cette première version, l’arborescence a été soumise aux services internes, qui ont pu affiner la structuration des contenus et ajuster certains parcours en fonction de leurs besoins spécifiques. Un travail particulier a été réalisé sur l’intégration de l’IAST, en définissant une approche hybride : une partie de ses contenus a été réintégrée dans les rubriques générales de TSE, tandis qu’une entrée dédiée a été conservée pour préserver son identité propre. 

Grâce à cette approche collaborative, l’arborescence finale garantit une meilleure accessibilité de l’information, une navigation simplifiée et une expérience utilisateur optimisée, tout en offrant une structure évolutive et adaptée aux ambitions stratégiques de TSE. 

AMOA : accompagner la réalisation jusqu’à la mise en ligne

Une fois le cahier des charges finalisé, notre accompagnement ne s’est pas arrêté au lancement de la consultation. Nous avons poursuivi notre mission aux côtés de TSE tout au long de la réalisation du nouveau site, depuis l’analyse des offres jusqu’à sa mise en ligne.

L’objectif : assurer une continuité entre les ambitions définies lors du cadrage et leur traduction concrète dans le futur site. Une mission d’AMOA faite de suivi, bien sûr, mais surtout d’arbitrages, de dialogue avec les métiers et de vigilance sur les nombreux sujets fonctionnels et techniques du projet.

Passer du cahier des charges à la réalisation

Après avoir accompagné TSE dans l’analyse des offres, nous nous sommes rendus à Toulouse pour participer aux auditions des candidats et au choix du prestataire chargé de réaliser la refonte.

Une fois celui-ci sélectionné, l’un des premiers enjeux a été de transmettre tout ce qui avait déjà été construit. Personae, arborescence, gabarits, besoins métiers, exigences techniques : le travail de cadrage réalisé en amont devait servir de point de départ à la conception, et non être recommencé.

Le prestataire a ainsi pu s’appuyer sur une matière déjà structurée et validée pour entrer rapidement dans le projet. De notre côté, nous avons conservé tout au long de la mission un rôle de fil rouge : présence aux COPROJ et COPIL, relecture des livrables et comptes rendus, accompagnement de TSE dans ses décisions et vérification de la bonne prise en compte des engagements du cahier des charges.

Cette position nous a également permis d’alerter très tôt sur certains points de vigilance, notamment le calendrier de réalisation, et de faciliter le dialogue entre les différentes parties pour disposer d’un déroulement de projet plus réaliste.

Garder le cap pendant la conception

Avec de nombreux services concernés (formation, admissions, recherche, partenariats, communication…), la conception du futur site ne pouvait pas se résumer à quelques gabarits génériques.

Nous avons accompagné les différents métiers dans la définition et la validation de leurs pages, tout en veillant à conserver une logique commune à l’échelle du site. Ce travail s’est mené à la fois lors des ateliers avec le prestataire et dans de nombreux temps d’échange en interne avec TSE et les services concernés par chaque gabarit. Ces réunions permettaient de préciser les besoins, de confronter les propositions aux usages métiers, de préparer les arbitrages et de formuler des retours structurés au prestataire.

Les wireframes ont ainsi été relus et challengés au regard des besoins exprimés, mais aussi du CCTP : structure des pages, hiérarchie des informations, règles d’affichage, parcours utilisateurs, adaptation mobile ou encore accessibilité.

Tout l’enjeu était de laisser à chaque service la possibilité de répondre à ses besoins spécifiques sans transformer le site en une juxtaposition de mini-sites. Nous avons donc veillé à préserver des principes ergonomiques et éditoriaux communs, ainsi qu’une cohérence entre les différents gabarits.

Le cahier des charges est ainsi resté un document vivant pendant toute la conception : une référence à laquelle revenir pour arbitrer une demande, vérifier qu’un besoin avait bien été prévu ou, au contraire, identifier lorsqu’une nouvelle demande constituait une évolution du périmètre initial.

Faire dialoguer les métiers et la technique

Sur un projet comme celui de TSE, un gabarit de page n’est jamais seulement une affaire de mise en page. Derrière une publication, une fiche chercheur ou la présentation d’un centre de recherche se trouvent des données, des règles métiers et plusieurs systèmes qui doivent apprendre à dialoguer.

Academ a constitué l’un des principaux sujets techniques de cette phase. L’outil alimente notamment le futur site en publications, membres et événements, tandis que d’autres informations restent gérées directement dans Drupal. Il a donc fallu comprendre précisément la logique de fonctionnement de TSE pour déterminer quelles données devaient remonter automatiquement, lesquelles pouvaient être complétées ou éditorialisées dans le back-office et comment organiser les taxonomies permettant de relier les contenus entre eux.

Et, évidemment, la réalité métier ne rentre pas toujours gentiment dans une case. Un chercheur peut appartenir à plusieurs centres, son intitulé dans Academ ne correspond pas nécessairement au rôle que TSE souhaite mettre en avant sur une page, certains profils doivent être ajoutés manuellement et certaines règles de filtrage rencontrent les limites propres à l’outil. Autant de cas qu’il a fallu identifier, comprendre et traduire en règles fonctionnelles pour le prestataire.

Sécuriser la migration et la mise en ligne

À mesure que le projet avançait vers le développement puis la mise en production, notre rôle a évolué sans changer de principe : continuer à sécuriser la traduction du besoin initial, relire les spécifications produites par le prestataire et accompagner TSE sur les arbitrages nécessaires jusqu’à la mise en ligne.

Parmi les sujets particulièrement sensibles figurait la migration de l’existant. Le site de TSE comptait plusieurs dizaines de milliers de pages et d’URL, avec un enjeu évident : faire évoluer profondément l’architecture du site sans perdre le bénéfice du référencement construit au fil des années.

Le plan de redirection constituait donc un projet dans le projet. Il fallait faire correspondre l’ancien et le nouveau site, identifier ce qui pouvait relever de règles génériques et ce qui nécessitait un traitement particulier, puis sécuriser la bascule vers la nouvelle plateforme.

Dernier enjeu majeur : la sécurisation du site. C’est en accord avec la DSI qu’un audit de sécurité a pu être réalisé sur le site avant sa mise en place. Notre rôle sur ce point a été de permettre de transmettre des contacts de spécialistes en capacités de réaliser la mission.