Accompagnement technique : initier les bases du cahier des charges fonctionnel
Forts de notre expérience en tant qu’agence web, où nous avons acquis une expertise technique lors de la création ou la refonte de site, nous proposons d’explorer en amont l’ensemble des questionnements technique de votre projet.
Adapter notre intervention tout en étant force de proposition
Tout le monde n’a pas le même bagage technique
Lorsque nous intervenons sur un accompagnement technique dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges (ou d’un cahier des clauses techniques particulières – CCTP) nous attachons une importance particulière à adapter notre discours en fonction des interlocuteurs que nous avons.
Notre expérience nous a montré que des profils très divers pouvaient être présents au sein de l’équipe projet et donc ne pas avoir le même niveau de connaissance sur les enjeux techniques.
- Certains sont des webmasters techniques : notre rôle est alors de confirmer et challenger les solutions envisagées ou de réfléchir à de nouvelles façons de faire. Même face à de tels profils, notre sens de la pédagogie permettra d’aligner l’ensemble de l’équipe projet sur un même niveau de compréhension technique du projet.
- D’autres sont davantage tournés vers la communication. Pas de panique si vous en faites partie, nous vous accompagnons dans tous ces aspects, vulgarisons les termes pour une meilleure compréhension et sommes force de proposition.
Attention cependant : la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel n’est pas la rédaction de spécifications fonctionnelles (voir nos expertises pour comprendre la différence).
Des ateliers dédiés aux questions techniques
Lors de nos missions d’AMOE, plusieurs ateliers sont consacrés aux aspects techniques. Il s’agit d’une phase importante qui viendra nourrir la rédaction du cahier des charges du site internet ou de l’application.
Un audit technique peut également être réalisé si cela est nécessaire et pertinent pour votre projet.
Les éléments vus aux cours des réunions viennent compléter le travail effectué pour définir les cibles et cadrer le périmètre du projet sur lequel les candidats se baseront pour répondre. L’ébauche de spécifications fonctionnelles permettra aux agences répondantes d’évaluer budgétairement le projet.
Notre expertise technique nous permet de discuter avec vous des fonctionnalités envisagées et de pouvoir en estimer la complexité. C’est aussi un moment important pour comprendre ce qui est important au regard du projet et de l’estimation de temps que nous en faisons.
En savoir plus sur nos expertises
Plusieurs types d’audit peuvent être réalisés
Les éléments que nous abordons au cours des ateliers techniques
Recenser l’ensemble des fonctionnalités et en estimer le coût
Votre site actuel, bien que nécessitant une refonte, dispose d’un ensemble de fonctionnalités. Celles-ci peuvent être conservées, faire l’objet d’une évolution ou bien tout simplement être supprimées.
En parallèle, vous avez certainement déjà commencé à réfléchir à de nouveaux éléments pouvant être bénéfiques pour vos utilisateurs.
Au regard des audits (réalisés lors de l’analyse de l’existant) et de l’étude des personae (réalisés en amont de cette phase d’accompagnement technique), nous ferons le point sur chaque fonction de votre site. Nous nous questionnerons sur leur pertinence et nous envisagerons ensemble l’impact en termes de coût et de complexité de mise en œuvre.
Plusieurs types de fonctionnalités plus ou moins complexes peuvent être examinés suivant le projet : les espaces personnels, les chabots, les formulaires, les cartes interactives, les centres documentaires, les services de billetterie, la gestion d’événements, les espaces collaboratifs…
Nous estimons les coûts de mise en place et d’utilisation et discutons avec votre équipe projet de leur finalité, par rapport à leur complexité et pertinence vis-à-vis de vos cibles.
Un cas concret
Lors de notre mission pour le CGLPL (Contrôleur Général des Lieux de Privation de Liberté), un des principaux enjeux de la refonte du site était de faciliter l’accès aux rapports de visite. Nous avons donc présenté à l’équipe projet les capacités d’un moteur de recherche intelligent sur une recherche croisée entre le lieu concerné, la date et le type de rapport.
La solution proposée, présentée dans le gabarit ci-contre, permet la saisie en autocomplétion et en recherche plein texte, ce qui répond parfaitement au besoin des cibles du site.
En complément, différents niveaux de recherche ont été pensés pour permettre une recherche rapide et une recherche avancée.
Anticiper les liaisons avec les outils tiers
Vous possédez un outil métier ? Une source de données tierce ? Ou devez connecter votre site avec un autre environnement ?
Notre directeur de projet Matthieu Moreau, accompagné si besoin de notre développeur, pourra échanger avec les différents acteurs : service technique, prestataire, DSI (Direction des Systèmes d’Information)… pour faire le point sur votre écosystème et en définir les pistes d’optimisations et les contraintes éventuelles.
Au fil de nos expériences, nous avons pu constater qu’il est primordial de réfléchir en amont d’un projet de refonte à la source de vos données. Comme dans tout système d’information, l’objectif est de faire en sorte que ce dernier soit au service des utilisateurs et non l’inverse. Cela signifie que notre rôle va être de déterminer si par exemple des opérations sont répétées plusieurs fois par vos équipes ou si une donnée est saisie à plusieurs endroits dans votre système d’information. En mettant à plat le schéma d’organisation et d’échanges des informations entre les outils nous pourrons alors exposer des solutions et des améliorations.
Nous proposons régulièrement un premier atelier de présentation des outils en question pour nous permettre d’avoir une vue détaillée et comprendre les spécificités et l’architecture technique.
Idéalement, un accès aux outils lorsque ceux-ci sont importants et complexes est souhaité pour analyser la structure des données, en particulier si ces dernières doivent remonter sur le site.
Nous animons ensuite un ou deux ateliers pour passer en revue les dispositifs en place et envisager les liaisons entre les différentes plateformes. Nous nous questionnons sur les solutions techniques existantes et les difficultés rencontrées et sommes force de proposition pour les améliorer et les sécuriser si cela est nécessaire. Ces propositions sont formalisées dans le cahier des charges du projet web ou CCTP.
Un cas concret
Interfel (Interprofession des fruits et légumes frais), suite à une première mission, nous a confié la rédaction d’un nouveau cahier des charges pour la refonte du site institutionnel interfel.com.
Lors de cette mission avec Interfel, nous nous sommes aperçus qu’il y avait au sein d’Interfel un très grand nombre de sites et d’outils différents. Nous avons alors proposé de mettre en place un plan d’action sur plusieurs mois pour construire un nouveau système d’information web cohérent pour le public cible. Nous avons travaillé avec le chef de projet numérique d’Interfel pour construire cet écosystème. Le nouveau site permet maintenant de déclarer en ligne sa cotisation, d’accéder aux documents de l’interprofession et de réaliser d’autres actions au sein d’un espace unique.
Prendre en considération l’ensemble des aspects techniques du projet – ne rien oublier
En complément des ateliers sur les fonctionnalités et les outils tiers, nous complétons la phase d’accompagnement technique web pour préciser le périmètre de votre projet en vous posant un ensemble de questions.
Cet atelier est plus général quant à la mise en place du futur site et permet d’aborder les sujets suivants :
- Le type d’environnement technique souhaité : CMS, Framework…
- Le type d’hébergement et les éventuelles contraintes : dimensionnement, sauvegarde, disponibilité… Effectué par le prestataire ou en interne, etc.
- Précisions sur les besoins en termes de migration des données : nécessité d’un plan de migration, d’un accompagnement spécifique ou autre.
- La question du RGPD et comment le traiter. Sur ce point nous nous apercevons souvent que c’est aussi l’occasion de se poser la question dans sa globalité. En effet, dans le cadre d’un projet de refonte de site internet la question de la donnée client n’est pas seulement liée au site. Cette donnée client est aussi présente ailleurs (notamment dans les outils tiers mentionnés précédemment). Il convient donc d’articuler une réflexion globale sur la façon dont on traite ce point. Notre rôle de conseil en stratégie digital opère ici pleinement.
- Sur les besoins concernant les statistiques : solutions souhaitées, plan de taggage, mise en place d’une data visualisation des données (objectif : disposer d’un rapport qui se construit en autonomie avec les données que l’on aura sélectionnées en amont) …
- Et d’autres questions pour ne rien oublier…
Enfin, dans le cadre de la rédaction du CCTP pour la refonte d’un site internet (ou la création mais cela est rare maintenant) nous questionnons systématiquement nos clients sur deux points qui à nos yeux sont essentiels dans toutes démarches d’un projet digital :
- L’accessibilité, qui est obligatoire pour certains sites notamment publics, et permet de disposer d’un site accessible aux personnes en situation de handicap (physique ou mental). L’accessibilité concerne à la fois l’aspect technique, ergonomique et éditorial du site. Nous sensibilisons nos interlocuteurs sur ce sujet car nous pensons qu’il est important d’imaginer un internet non exclusif. Pour les acteurs publics que nous accompagnons, le questionnement porte sur le degré d’accessibilité à viser.
- Le numérique et les enjeux environnementaux. Un référentiel général d’écoconception de services numériques (RGESN) a été publié par le gouvernement et permet de se poser un certain nombre de questions lorsqu’on initie un projet numérique. La première question étant de savoir si ce projet a un réel intérêt et doit être réalisé. La prise en compte des enjeux environnementaux nous tient particulièrement à cœur et c’est pourquoi nous avons dans notre questionnement technique introduit ce point.
Le rôle de l’agence Les Éclaireurs dans cette phase d’accompagnement technique est de vous conseiller et d’être force de proposition sur ce qu’il est possible de faire et sur les solutions qui peuvent être utilisées.
Pour cela, nous nous appuyons sur les besoins fonctionnels évoqués lors des phases précédentes et sur les nombreux projets que nous avons pu réaliser techniquement lorsque Les Éclaireurs était une agence web traditionnelle.
Evaluer les offres reçues sur les critères techniques
L’accompagnement technique que nous réalisons dans le cadre d’une AMOE lors de la refonte d’un site ou la création d’une application a aussi pour objectif de permettre la mise en place d’une grille d’évaluation des offres reçues. En effet la finalité de cet accompagnement digital est de pouvoir choisir avec vous votre nouveau prestataire et de s’assurer que ce dernier sera en capacité de réaliser techniquement le projet.
Lors de la création de la grille d’évaluation des offres, nous mettons en place avec vous des critères techniques qui seront donc pris en compte dans la notation globale. En fonction des projets, nous ajustons et pondérons l’évaluation technique d’un projet afin de correspondre à la réalité du projet. Votre projet est unique et les critères d’évaluations le sont donc aussi. Vous disposerez ainsi d’un rapport d’analyses des offres sur mesure.
L’équipe a tout particulièrement su cerner les enjeux de notre projet et plus largement les problématiques de notre organisation. Les Éclaireurs se sont naturellement intégrés à notre équipe projet pour être force de conseil dans toutes les étapes du projet. Les Éclaireurs poursuit aujourd’hui son accompagnement dans l’optimisation de notre site institutionnel, en vue d’une refonte totale.
La société Netemedia (ancien nom de « Les Éclaireurs Bastille ») a accompagné l’Institut français dans deux chantiers d’importance majeure : le renouvellement de l’hébergement des sites internet de l’établissement et le remplacement de plusieurs logiciels existants en une plateforme numérique de dépôt et de traitement des subventions.
Les Éclaireurs ont accompagné l’Institut français tout au long des deux projets : définition des besoins via l’organisation de multiples ateliers, rédaction des pièces techniques des marchés, analyse des offres et aide à la décision pour le choix des prestataires retenus.
L’Institut français est extrêmement satisfait de la qualité du travail réalisé par Les Éclaireurs : au-delà de ses compétences techniques indéniables, l’équipe a également fait montre d’une disponibilité à toute épreuve et d’une grande patience afin de saisir les multiples enjeux des projets pour lesquels elle avait été missionnée. Grâce à l’excellent travail de l’agence Les Éclaireurs, l’Institut français a pu mener à bien ses réformes numériques majeures, à la satisfaction de l’ensemble des salariés.
