Analyser les besoins et rédiger un document de synthèse pour cadrer la refonte d’un site institutionnel
Le CH Cornouaille (le CHIC) représente un groupement hospitalier sur la région des Cornouailles. Il souhaite effectuer une refonte de son site internet pour que ce dernier puisse incarner au mieux les valeurs du centre et s’adapter aux nouveaux usages des patients, notamment la mobilité. L'agence en charge du projet a recommandé de mieux clarifier le projet avant de lancer ce dernier. C'est ainsi que nous avons été recommandés auprès du CH et que notre mission a commencé.
- État et organismes publics
- 2021
- Synthèse des besoins
Les objectifs de la mission
Le CH Cornouaille a souhaité être accompagné dans la phase de conception de son projet. Notre rôle, en collaboration avec les équipes du CH Cornouaille, a été de redéfinir les besoins du site par rapport aux utilisateurs, de travailler sur l’arborescence et de déterminer les priorités en fonction des différentes fonctionnalités. Un document de synthèse a été présenté à l’agence en charge du développement.
Témoignage
Les Éclaireurs s’est révélée être largement à notre écoute, comprenant nos besoins et appréhendant nos attentes. La disponibilité et la compétence de Matthieu sont à souligner. L’ensemble des sujets a été traité au-delà de nos attentes. Matthieu a su créer un contact authentique et direct. La collaboration avec Les Éclaireurs fut de qualité. Les équipes ont su s’adapter et proposer des solutions appropriées répondant à nos attentes (qui étaient fortes) concernant ce travail en amont de la création. Nous sommes pleinement satisfaits de notre collaboration avec Les Éclaireurs, et nous espérons collaborer avec eux sur d’autres sujets car ils ont pleinement notre confiance. Au final, la prestation de l'agence Les Éclaireurs a été remarquable.
Direction générale – Chargée de communication au CH Cornouaille – CH Cornouaille
Le déroulé de la mission
Du fait de la distance entre nos locaux respectifs (le bout du Finistère et Paris), l’ensemble de la mission s’est déroulé à distance, via des visioconférences et des outils collaboratifs (notamment Miro).
La mission s’est déroulée en plusieurs étapes et des comptes rendus sont venus valider les différents points d’avancement tout au long du projet (déposés sur l’outil collaboratif de gestion du projet). Plusieurs types d’ateliers ont été réalisés dans le cadre de cette d’AMOE web.
Travail sur les personae
Une première action a été faite pour déterminer les cibles du CH Cornouaille : qui sont-elles ? Quels sont leurs besoins ? Quelles fonctionnalités sont appréciées ou seraient à ajouter ?
Le CH Cornouaille étant un groupement hospitalier, leurs cibles principales sont les patients ou leurs proches qui recherchent des informations sur les différents services.
Le nombre de services étant important, il a été nécessaire de préciser davantage leurs besoins et leurs attentes. Pour ce faire, nous avons élaboré un questionnaire à destination des différentes entités du CH Cornouaille qui sont constamment en échange avec cette cible. Nous avons analysé les réponses reçues et ajusté les personae.
Ce travail sur la création des personae a été complété par un atelier impliquant les différents services (y compris un médecin) ce qui a permis à chacun de s’impliquer dans ce projet. Nous gardons un très bon souvenir de cet atelier qui a pu se dérouler dans une bonne ambiance, malgré un sujet pouvant paraître difficile et loin des préoccupations quotidiennes vitales d’un hôpital.
Audit Analytics
En complément, Les Éclaireurs (ex-Netemedia) a réalisé un audit des statistiques du site qui a permis de mieux comprendre les parcours utilisateurs (notamment concernant la mobilité des usagers) et le type d’information recherché (se repérer dans ce type de bâtiment est un enjeu majeur). Pour ce projet, nous avons recommandé d’effectuer une conception en mobile first pour répondre aux usages des cibles et ainsi proposer un site efficient allant à l’essentiel.
Arborescence et fonctions clés
Le projet de refonte du site de l’établissement passait obligatoirement par une restructuration de l’arborescence. L’analyse des statistiques et une étude de la concurrence, ainsi que le travail effectué pour les personae a permis aux équipes projet de prioriser les entrées et d’adapter l’organisation du menu.
Ce projet comporte plusieurs fonctionnalités clés où Les Éclaireurs est intervenu pour apporter des solutions et recommandations tant sur le point technique, ergonomique que sur l’accessibilité.
Par exemple, des solutions pour présenter les différents lieux d’exercices (le CHIC étant présent sur plusieurs emplacements physiques du territoire Breton) ont été proposées afin d’aider l’utilisateur à se repérer et fluidifier ainsi son parcours. Sur ce point, l’apport d’avoir réalisé un audit de la concurrence a donné la possibilité aux membres de l’équipe projet de mieux se projeter en visualisant notamment le comportement sur d’autres sites hospitaliers.
Rédaction d’une synthèse
La rédaction du document de synthèse a permis d’acter les différents points, de présenter les attentes des cibles, les différentes fonctionnalités et d’anticiper les problématiques techniques (notamment concernant la partie accessibilité du site). Ce document a été partagé en interne pour validation. Il a ensuite été transmis à l’agence en charge de la refonte. Ce document ne remplace pas un CCTP complet que l’on peut réaliser lors d’une phase d’AMOE mais, en précisant les attendus, il donne une vision plus claire du projet de refonte pour toutes les parties.
