Faire parler les silencieux : le vrai super pouvoir de nos ateliers

Je suis une personne plutôt réservée et le sujet que je vais aborder aujourd’hui me touche particulièrement, c’est la raison pour laquelle je l’ai écrit : Comment faire parler les silencieux ? Le vrai super pouvoir de nos ateliers.

Dans notre métier d’AMO, nous réalisons de nombreux ateliers. Lors d’un recueil de besoins, une personne peut monopoliser la parole pendant que les autres acquiescent sans rien dire, voire décrochent complètement en consultant leurs mails sur leur téléphone…

Vous êtes-vous déjà retrouvé dans cette situation ?

Comment réagir dans ce cas ? Et surtout comment éviter que ça se reproduise ? Avec l’équipe des Éclaireurs, nous y avons réfléchi et avons mis en place une méthodologie visant à embarquer tout le monde. Je vous livre quelques actions que nous avons mises en place et qui fonctionnent bien.

Rendre l’atelier utile en 30 secondes

Pour que chacun se sente concerné par l’atelier, nous expliquons dès les premières minutes pourquoi on est là, comment va se dérouler l’atelier et en quoi il va nous servir.

Ces 2-3 phrases d’introduction changent tout, parce que les participants comprennent qu’ils ne sont pas là juste pour donner un avis mais pour apporter de la matière qui va guider la suite du projet et les décisions.

Pour conserver l’attention tout au long de l’atelier, nous les décomposons en plusieurs phases. Pour chaque exercice proposé, nous donnons des consignes simples, facilement compréhensibles, afin que la mise en route soit rapide et que nous puissions recueillir un maximum de résultat.

Pour cela nous utilisons des tableaux Miro (notre péché mignon !) que nous adaptons et préparons soigneusement en fonction des clients et des ateliers. Un temps de préparation long mais qui se révèle nécessaire pour permettre une prise en main simple de l’outil (surtout lors de nos ateliers en distanciel), qui rend les contributions visibles et évites les « on a dit quoi déjà ? »

Proposer des exercices « ludiques »

Parce que certains sujets peuvent être complexes, parce qu’il n’est pas toujours facile de s’exprimer librement (notamment lorsque la direction est présente), et parce que nous aimons travailler dans la bonne humeur… Nous avons à cœur d’installer une ambiance conviviale afin que nos interlocuteurs se sentent en confiance et puissent s’exprimer librement.

Par exemple, nous avons mis en place un ice breaker en début de séance. Souvent perçu comme accessoire, cet exercice nous paraît pourtant utile pour détendre l’atmosphère et favoriser la prise de parole.

Ma version préférée est celle où nous demandons à chaque participant le super pouvoir qu’il aimerait avoir. Cet exercice permet d’impliquer tout le monde, de faire connaissance autrement et réserve parfois quelques surprises !

Certaines réponses donnent aussi un éclairage sur le rapport au travail : plusieurs participants disent, par exemple, qu’ils aimeraient pouvoir se dédoubler pour accomplir davantage de choses.

Pour recueillir les perceptions et les besoins liés à un site, j’aime particulièrement la méthode du portrait chinois, qui consiste à décrire un sujet à travers des comparaisons imagées. Souvent sceptiques au départ, les participants se prennent rapidement au jeu. Derrière des comparaisons qui peuvent sembler décalées, les réponses sont en réalité très révélatrices, tout en créant un moment agréable et collectif.

C’est bien beau tout ça, mais concrètement comment fais-tu pour faire parler les silencieux me direz-vous ?

De nature réservée, je peux me mettre facilement à la place de nos participants : prendre la parole alors que les discussions vont bon train, ce n’est pas facile. Risquer de couper la parole, je préfère éviter. Dire quelque chose et ne pas me sentir écouté, c’est un bon moyen pour que je me taise jusqu’à la fin de l’atelier.

Pour éviter ce type de situation, nous avons inversé l’ordre de nos ateliers de recueil de besoins. Plutôt que de lancer les discussions dès le départ, nous demandons d’abord aux participants de répondre, en silence et à l’écrit, à des questions précises liées à la problématique de l’atelier, sur nos fameux tableaux Miro, faciles à prendre en main.

Et seulement ensuite, nous donnons la parole en organisant un tour de table afin que chacun puisse expliquer ce qu’il a écrit et engager les discussions.

Et pour être sûr de n’oublier personne, chez les Éclaireurs, nous travaillons toujours en binôme. Cela a pour avantage de confronter nos idées en interne, de nous challenger… Mais aussi dans ce type d’exercice, nous sommes plus à même de repérer une personne qui se met en retrait. Nous pouvons ainsi la solliciter en lui donnant l’occasion de s’exprimer, dans un cadre où elle se sent à l’aise et où son intervention est attendue.

Cette organisation nous permet de faire contribuer les plus silencieux autant que les plus bavards.

Au final, nous considérons qu’un atelier est réussi : non pas quand tout le monde est d’accord, mais quand tout le monde a contribué. Nous repartons ainsi avec du concret : des besoins clarifiés, des priorités à discuter et des arbitrages à prendre.

Et vous, quelles sont vos méthodes pour faire parler les silencieux ?